Un singur raport pentru toți cei implicați în proiect

Pe un șantier, aceeași informație ajunge de multe ori de mai multe ori, la persoane diferite, pe canale diferite. Beneficiarul primește fotografii pe WhatsApp, arhitectul un mesaj separat, dirigintele un PDF pe email, iar detaliile se explică încă o dată la telefon.

Problema: aceeași informație, în versiuni diferite

• fotografii trimise pe WhatsApp, fără context;
• mesaje separate către fiecare persoană;
• PDF-uri pe email, greu de regăsit mai târziu;
• explicații telefonice care nu rămân scrise nicăieri;
• versiuni diferite ale aceleiași informații.

După câteva luni, nimeni nu mai poate reconstitui ușor ce s-a întâmplat într-o anumită etapă.

Alternativa: raportul stă în proiect

În PRODACON CONNECT, raportul de progres este asociat direct proiectului – și, opțional, unei anumite etape. Are dată, tip, descriere, observații, eventuale probleme și pașii următori, plus fișierele și fotografiile atașate. Raportul poate fi salvat ca draft și publicat atunci când este gata.

Persoanele implicate care au primit acces la rapoarte îl văd în același loc, în dosarul proiectului.

Un exemplu concret

Se finalizează turnarea plăcii peste parter. Se creează raportul de progres pentru etapa respectivă, se atașează fotografiile și observațiile, apoi se publică.

• Beneficiarul îl poate consulta imediat.
• Dirigintele de șantier invitat, care are permisiunea de a vedea rapoartele, îl poate consulta.
• Arhitectul invitat, cu aceeași permisiune, îl poate consulta.

Nu mai este nevoie ca același raport să fie trimis separat fiecăruia.

Accesul depinde de permisiuni

Este important de reținut: nu toți participanții văd automat rapoartele. Fiecare persoană invitată în proiect are permisiuni stabilite explicit. Cine nu are acces la rapoarte nu le vede. Beneficiarul păstrează controlul asupra a ceea ce vede fiecare.

Ce câștigi

• informație centralizată – rapoartele stau în proiect, nu în conversații;
• aceeași informație pentru toți participanții autorizați;
• mai puține mesaje separate și mai puține retrimiteri;
• istoric cronologic, legat de proiect și de etape;
• comunicare mai clară între beneficiar, firme și specialiști;
• controlul accesului rămâne la beneficiar.

Centralizează proiectul în PRODACON CONNECT →